Ngôn ngữ
Tiếng Nhật khách hàng IT: 30 câu xác nhận spec, tránh hiểu nhầm
Nhiều lỗi tốn kém nhất trong dự án offshore không nằm ở code, mà ở chỗ hai bên hiểu spec khác nhau. Bài này đưa ra 30 câu tiếng Nhật để xác nhận yêu cầu với khách hàng IT, kèm quy trình giúp chốt spec rõ ràng.
Trong dự án Việt–Nhật, một yêu cầu thường đi qua nhiều lớp: khách hàng, BrSE, rồi team phát triển. Mỗi lớp là một chỗ có thể hiểu lệch. Khi sai lệch lộ ra ở 受入テスト (うけいれテスト – kiểm thử nghiệm thu), chi phí sửa đã gấp nhiều lần.
Bài viết gộp hai phần: mẫu câu xác nhận dùng trong họp, và quy trình để spec không bị hiểu nhầm. Bạn sẽ có kỹ thuật 復唱, cách xử lý câu trả lời mơ hồ, mẫu Q&A表 và email xác nhận.
Bài có 3 đoạn hội thoại audio mô phỏng buổi làm rõ spec để luyện nghe và shadowing. Khi đã nắm câu chữ, bạn có thể luyện phản xạ hỏi lại với bài luyện nói tình huống công việc cùng CoroAI trên Corodomo.
- 1. Vì sao spec hay bị hiểu nhầm trong dự án Việt–Nhật
- 2. Hỏi lại và 復唱 (câu 1–8)
- 3. Xác nhận phạm vi, ngoại lệ, ưu tiên, deadline (câu 9–18)
- 4. Xử lý câu trả lời mơ hồ của khách (câu 19–25)
- 5. Viết Q&A表 (質問票) để khách trả lời nhanh
- 6. Xác nhận bằng văn bản sau họp (câu 26–30)
- 7. Quy trình 5 bước tránh hiểu nhầm spec
- Câu hỏi thường gặp
- Kết luận
1. Vì sao spec hay bị hiểu nhầm trong dự án Việt–Nhật
Khách Nhật thường viết yêu cầu ngắn và để nhiều thứ "ngầm hiểu", vì quen làm với đối tác trong nước. Với đội offshore, phần ngầm hiểu đó lại là phần thiếu.
Phía Việt Nam cũng có thói quen gây lệch. BrSE ngại hỏi lại, dev đọc spec theo cách dễ code nhất. Còn câu 「はい」 trong họp đôi khi chỉ là "tôi đang nghe".
Bảng dưới đây là các kiểu hiểu lệch rất hay gặp. Câu khách nói hoàn toàn bình thường, nhưng mỗi bên điền phần thiếu theo cách riêng.
| Khách nói | Team dev hiểu | Khách thật ra muốn |
|---|---|---|
| 一覧で検索できるようにしてください | Tìm theo mọi cột | Chỉ tìm theo tên và mã khách hàng |
| ログイン状態を保持してください | Giữ đăng nhập 30 ngày | Giữ đến khi đóng trình duyệt |
| 今までどおりでお願いします | Giống hệ thống cũ | Giống file Excel đang vận hành hiện tại |
| CSVで出せるようにしてください | UTF-8, đủ mọi cột | Mở được bằng Excel, chỉ 5 cột cần cho kế toán |
- Mỗi yêu cầu cần trả lời được: ai dùng, dùng khi nào, dữ liệu nào, kết quả mong đợi là gì.
- Từ chỉ mức độ (なるべく, 適宜, 基本的に) luôn là tín hiệu cần hỏi lại.
- Thuật ngữ nghiệp vụ của khách nên ghi vào một bảng glossary chung.
- Xem thêm vai trò "cầu nối" của BrSE ở bài BrSE tiếng Nhật: Lộ trình & kỹ năng.
2. Hỏi lại và 復唱 (câu 1–8)
復唱 (ふくしょう) là nhắc lại yêu cầu bằng lời của mình để khách xác nhận. Đây là kỹ thuật đơn giản nhất nhưng hiệu quả nhất. Khi bạn nói lại, khách thường tự phát hiện điều họ quên nói.
Điểm mấu chốt là không lặp lại nguyên văn. Hãy diễn đạt lại theo góc nhìn hệ thống: màn hình nào, điều kiện gì, kết quả ra sao. Sau đó hỏi tiếp các trường hợp biên bằng mẫu 「〜の場合は」.
| # | Tiếng Nhật | Cách đọc phần khó | Nghĩa | Lưu ý dùng |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 確認のため、復唱させていただきます。 | ふくしょう | Để xác nhận, xin phép tôi nhắc lại. | Báo trước để khách chú ý. |
| 2 | 〜という認識でよろしいでしょうか。 | にんしき | Tôi hiểu là ~, như vậy có đúng không ạ? | Với khách. Nội bộ hoặc khách đã thân: 「〜という認識で合っていますか」. |
| 3 | つまり、〜ということでしょうか。 | — | Tức là ~ phải không ạ? | Dùng sau một đoạn giải thích dài của khách. |
| 4 | 私の理解では〜ですが、相違ございませんか。 | わたくし／りかい／そうい | Theo tôi hiểu là ~, có gì khác không ạ? | Trang trọng. Trong họp trang trọng, 私 đọc là わたくし. |
| 5 | 今のお話を整理しますと、ポイントは三点かと存じます。 | せいり／さんてん／ぞんじます | Tóm lại nội dung vừa rồi, tôi nghĩ có ba điểm chính. | Tóm tắt có đánh số, khách dễ bổ sung. |
| 6 | 具体的な例を一つ挙げていただけますでしょうか。 | ぐたいてき／あげて | Anh/chị có thể cho một ví dụ cụ thể được không ạ? | Khi yêu cầu còn trừu tượng. |
| 7 | 〜の場合は、どのような動作を想定されていますか。 | どうさ／そうてい | Trong trường hợp ~, anh/chị hình dung hệ thống sẽ hoạt động thế nào? | Câu hỏi trường hợp biên quan trọng nhất. 想定されて là tôn kính. |
| 8 | 認識を合わせるため、簡単な画面イメージを作成してお送りしてもよろしいでしょうか。 | にんしき／がめん | Để thống nhất cách hiểu, chúng tôi làm một bản phác màn hình đơn giản gửi anh/chị được không ạ? | Hình vẽ thay được nhiều câu hỏi. |
Nghe đoạn khách yêu cầu thêm nút xuất CSV. Câu hỏi: sau khi BrSE 復唱, khách bổ sung điều kiện gì? Còn điểm nào vẫn nên hỏi tiếp?
Xem đáp án
Khách bổ sung: nếu đã lọc bằng tìm kiếm thì chỉ xuất kết quả lọc; không lọc thì xuất toàn bộ. Điểm nên hỏi tiếp: 「表示中」 là chỉ trang đang xem (khi có phân trang) hay toàn bộ kết quả, và CSV gồm những cột nào.
B: 会員一覧の画面に、CSVで出力するボタンを付けてほしいんです。（Tôi muốn thêm nút xuất CSV vào màn hình danh sách hội viên.）
A: 承知いたしました。確認のため、復唱させていただきます。（Tôi hiểu rồi. Để xác nhận, xin phép tôi nhắc lại.）
A: 会員一覧の画面に、表示中の会員をCSVで出力するボタンを追加する、という認識でよろしいでしょうか。（Thêm vào màn hình danh sách hội viên một nút xuất các hội viên đang hiển thị ra CSV, tôi hiểu như vậy có đúng không ạ?）
B: はい。あ、でも、検索で絞り込んだ場合は、その結果だけでお願いします。（Đúng. À, nhưng nếu đã lọc bằng tìm kiếm thì chỉ xuất kết quả đó thôi.）
A: かしこまりました。では、絞り込みをしていない場合は、全件を出力するという理解でよろしいでしょうか。（Vâng ạ. Vậy khi không lọc thì xuất toàn bộ, tôi hiểu như vậy được không ạ?）
B: そうですね、それで大丈夫です。（Đúng vậy, như thế là được.）
3. Xác nhận phạm vi, ngoại lệ, ưu tiên, deadline (câu 9–18)
Sau khi hiểu "khách muốn gì", cần khoá thêm bốn thứ. Phạm vi (対象範囲) quyết định khối lượng. Ngoại lệ (例外・異常系) quyết định chất lượng. Ưu tiên quyết định làm gì trước. Deadline quyết định có kịp hay không.
Spec của khách thường viết kỹ luồng chính (正常系 – せいじょうけい) nhưng thiếu 異常系 (いじょうけい – luồng lỗi). BrSE không hỏi thì dev tự quyết, và khách phát hiện ở nghiệm thu.
| # | Tiếng Nhật | Cách đọc phần khó | Nghĩa | Lưu ý dùng |
|---|---|---|---|---|
| 9 | 今回の対象範囲は、管理画面のみでよろしいでしょうか。 | たいしょうはんい／かんりがめん | Phạm vi lần này chỉ gồm màn hình quản trị, đúng không ạ? | Phạm vi: hỏi bằng câu đóng. |
| 10 | スマートフォンでの表示も、対象に含まれますか。 | ひょうじ／ふくまれ | Hiển thị trên điện thoại cũng nằm trong phạm vi chứ ạ? | Responsive hay không là nguồn tranh cãi kinh điển. |
| 11 | 既存データの移行は、今回の対象外という理解でよろしいでしょうか。 | きぞん／いこう／たいしょうがい | Việc chuyển dữ liệu cũ nằm ngoài phạm vi lần này, đúng không ạ? | Xác nhận cả những gì KHÔNG làm. |
| 12 | データが0件の場合は、画面に何を表示すればよろしいでしょうか。 | ぜろけん／ひょうじ | Khi không có dữ liệu nào, màn hình nên hiển thị gì ạ? | Ngoại lệ: 0 件, quá giới hạn, lỗi mạng. |
| 13 | 異常系の仕様は、弊社で案を作成してご提案してもよろしいでしょうか。 | いじょうけい／へいしゃ／ていあん | Spec luồng lỗi, chúng tôi soạn phương án rồi đề xuất được không ạ? | Bạn chủ động được nội dung. |
| 14 | 複数のユーザーが同時に更新した場合は、後から保存した内容を優先する、という形でよろしいでしょうか。 | ふくすう／こうしん／ゆうせん | Khi nhiều người cập nhật cùng lúc, ưu tiên nội dung lưu sau cùng, như vậy được không ạ? | Đưa sẵn phương án để khách duyệt. |
| 15 | ご要望の優先順位をつけていただくことは可能でしょうか。 | ようぼう／ゆうせんじゅんい／かのう | Anh/chị có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các yêu cầu được không ạ? | Khi danh sách yêu cầu dài hơn nguồn lực. |
| 16 | 期限内にすべてに対応するのは難しいため、必須の項目を教えていただけますか。 | きげんない／ひっす／こうもく | Vì khó đáp ứng tất cả trong thời hạn, anh/chị cho biết các mục bắt buộc được không ạ? | Tách "must" và "nice to have". |
| 17 | この機能は、いつまでにご用意すればよろしいでしょうか。 | きのう／ようい | Chức năng này cần chuẩn bị xong trước khi nào ạ? | Từ ngày này, tính ngược ra lịch dev và test. |
| 18 | 〇日までにご回答いただけない場合、スケジュールに影響が出る可能性がございます。 | かいとう／えいきょう／かのうせい | Nếu chưa nhận được trả lời trước ngày 〇, lịch trình có thể bị ảnh hưởng. | Rõ ràng nhưng chỉ nói một lần. |
Nghe đoạn hỏi về trường hợp đặt hàng vượt tồn kho. Câu hỏi: khi số lượng vượt tồn kho, hệ thống xử lý thế nào? Ngoại lệ là gì?
Xem đáp án
Thông thường hiện thông báo lỗi. Ngoại lệ: sản phẩm đặt trước (予約商品) vẫn đặt được dù không còn hàng. BrSE sẽ bổ sung điểm này vào 質問票 và chia sẻ trong ngày.
A: 一点確認させてください。注文の数量が在庫を超えた場合は、どのような動作を想定されていますか。（Cho tôi xác nhận một điểm. Khi số lượng đặt vượt quá tồn kho, anh hình dung hệ thống hoạt động thế nào?）
B: 基本的には、エラーメッセージを出してください。（Về cơ bản thì hiện thông báo lỗi.）
A: 基本的には、とおっしゃいましたが、例外となるケースもあるのでしょうか。（Anh nói "về cơ bản", vậy có trường hợp ngoại lệ nào không ạ?）
B: はい。予約商品の場合だけは、在庫がなくても注文できるようにしたいです。（Có. Riêng sản phẩm đặt trước thì muốn cho đặt dù không còn hàng.）
A: かしこまりました。その点は質問票に追記して、本日中に共有いたします。（Vâng ạ. Điểm đó tôi sẽ bổ sung vào bảng câu hỏi và chia sẻ trong hôm nay.）
- Mỗi màn hình nên hỏi tối thiểu: 0 件, vượt giới hạn, không có quyền, lỗi kết nối.
- Hỏi cả những gì nằm ngoài phạm vi.
4. Xử lý câu trả lời mơ hồ của khách (câu 19–25)
Tiếng Nhật công sở có nhiều cách nói tránh trực tiếp. Với người Nhật, các cụm này nghe tự nhiên. Với đội offshore, đó là những "lỗ hổng" trong spec. Việc của BrSE là biến mỗi câu mơ hồ thành một điều kiện có thể code được.
Cần lưu ý: 「検討します」 không phải lúc nào cũng là "sẽ xem xét". Trong một số bối cảnh, đó là cách từ chối nhẹ nhàng. Vì vậy, hỏi thời hạn trả lời là cách vừa lịch sự vừa làm rõ được ý thật.
| # | Khách nói | Ý thường gặp | Câu hỏi lại nên dùng |
|---|---|---|---|
| 19 | 検討します（けんとう） | Chưa quyết, có khi là từ chối khéo | ありがとうございます。いつ頃ご回答いただけそうでしょうか。 |
| 20 | できれば〜 | Muốn có nhưng không bắt buộc | 必須ではなく、工数に余裕があれば対応する、という理解でよろしいでしょうか。 |
| 21 | 基本的に〜 | Có ngoại lệ chưa nói ra | 「基本的に」とおっしゃいましたが、例外となるケースもあるのでしょうか。 |
| 22 | 一旦〜で（いったん） | Tạm thời, sau này có thể đổi | 一旦ということは、後から変更になる可能性もあるということでしょうか。 |
| 23 | いい感じに／よしなに | Giao cho bên bạn tự quyết, nhưng vẫn có kỳ vọng | イメージを合わせたいので、参考になるサイトや画面があれば教えていただけますか。 |
| 24 | なるべく早く | Không có ngày cụ thể | 目安として、何日頃までにあればよろしいでしょうか。 |
| 25 | 前と同じで | "Trước" là hệ thống cũ hay bản spec cũ? | 「前と同じ」というのは、現行システムの動きと同じ、という意味でしょうか。（げんこう） |
Nghe đoạn khách trả lời 「検討します」. Câu hỏi: khách hẹn trả lời khi nào? Vì sao BrSE xin hạn sớm hơn?
Xem đáp án
Khách định trả lời trong tuần sau. BrSE xin trả lời trước thứ Sáu tuần sau, vì team bắt đầu phát triển vào thứ Hai của tuần kế tiếp nữa.
B: その件は、社内で検討します。（Việc đó, chúng tôi sẽ xem xét nội bộ.）
A: ありがとうございます。いつ頃ご回答いただけそうでしょうか。（Cảm ơn anh. Khoảng khi nào anh có thể trả lời ạ?）
B: 来週中には、お返事できると思います。（Tôi nghĩ trong tuần sau có thể trả lời.）
A: 承知いたしました。開発の着手が再来週の月曜日のため、来週の金曜日までにご回答いただけますと助かります。（Tôi hiểu rồi. Vì chúng tôi bắt đầu phát triển vào thứ Hai tuần sau nữa, nếu anh trả lời trước thứ Sáu tuần sau thì tốt quá.）
B: わかりました。金曜日までに回答します。（Được. Tôi sẽ trả lời trước thứ Sáu.）
- Nêu lý do cần hạn (ngày bắt đầu dev, ngày release), khách dễ đồng ý hơn.
- Câu nào khách chưa trả lời được thì chuyển vào 質問票.
- Muốn ôn cách nhờ vả và đề nghị đúng mức, xem bài Tiếng Nhật thương mại: Dùng kính ngữ Keigo chuẩn.
5. Viết Q&A表 (質問票) để khách trả lời nhanh
Q&A表 hay 質問票 (しつもんひょう) là bảng câu hỏi chung giữa đội phát triển và khách, thường làm bằng Excel. Đây là "nguồn sự thật" khi hai bên nhớ khác nhau.
Một 質問票 tốt có cột cố định, và mỗi dòng chỉ chứa một câu hỏi. Dưới đây là bộ cột mẫu bạn có thể dùng ngay.
| Cột | Cách đọc | Nội dung |
|---|---|---|
| No. | — | Số thứ tự, không đánh lại số khi xoá dòng |
| 起票日／起票者 | きひょうび／きひょうしゃ | Ngày tạo và người tạo câu hỏi |
| 対象機能・画面 | たいしょうきのう・がめん | Chức năng hoặc màn hình liên quan |
| 参照資料 | さんしょうしりょう | Tên tài liệu và trang, ví dụ 基本設計書 p.12 |
| 質問内容 | しつもんないよう | Câu hỏi, có lựa chọn (a)(b) nếu được |
| 弊社案 | へいしゃあん | Đề xuất của bên phát triển và lý do |
| 優先度／回答期限 | ゆうせんど／かいとうきげん | Mức độ gấp và hạn trả lời mong muốn |
| 回答者／回答内容 | かいとうしゃ／かいとうないよう | Người trả lời và nội dung trả lời |
| ステータス | — | 未回答 (chưa trả lời) / 回答済み (đã trả lời) / クローズ |
Nguyên tắc: một dòng một chủ đề, ghi vị trí tài liệu, đưa lựa chọn sẵn, và luôn có 弊社案. Ba ví dụ dưới đây cho thấy khác biệt.
| Câu hỏi chưa tốt | Câu hỏi tốt | Vì sao tốt hơn |
|---|---|---|
| ログイン機能について教えてください。 | 【ログイン画面（基本設計書 p.12）】パスワードを5回連続で間違えた場合、アカウントをロックしますか。ロックする場合、解除方法は（a）30分後に自動解除、（b）管理者が手動で解除、のどちらを想定されていますか。弊社案は（a）です。 | Có vị trí tài liệu, điều kiện cụ thể, lựa chọn và đề xuất |
| CSVの形式はどうしますか。 | 【会員一覧 CSV出力】文字コードは（a）UTF-8（BOM付き）、（b）Shift_JIS のどちらにしますか。Shift_JISでは表せない文字も出力できるため、弊社案は（a）です。 | Thu hẹp câu hỏi mở thành hai lựa chọn, có lý do kỹ thuật |
| エラーの場合はどうしますか。 | 【注文確定API】在庫切れでエラーになった場合、画面は（a）エラーメッセージのみ表示、（b）カート画面に戻して該当商品を強調表示、のどちらにしますか。（b）の場合、追加工数は約1人日の見込みです。 | Nói rõ lỗi nào, hai phương án, và chi phí của phương án lớn hơn |
- 人日 (にんにち) là man-day. Kèm công số giúp khách tự cân nhắc chi phí.
- Không gửi 30 câu hỏi một lúc không phân loại. Đánh dấu câu nào chặn tiến độ.
- Câu trả lời của khách phải được phản ánh lại vào 仕様書, không chỉ nằm trong 質問票.
6. Xác nhận bằng văn bản sau họp (câu 26–30)
Lời nói trong họp rất dễ bị nhớ khác nhau. Mọi điều đã thống nhất cần được viết lại và gửi khách trong ngày. Khác 議事録, email này chỉ tập trung vào spec và đề nghị khách xác nhận.
Nếu nội dung đã chạm đến 仕様変更, hãy nói rõ trong email rằng sẽ có báo giá riêng. Để mập mờ ở bước này, đến lúc nghiệm thu sẽ rất khó đòi thêm chi phí.
| # | Tiếng Nhật | Cách đọc phần khó | Nghĩa | Lưu ý dùng |
|---|---|---|---|---|
| 26 | 本日の打ち合わせで確認させていただいた内容を、以下にまとめました。 | うちあわせ | Chúng tôi đã tổng hợp dưới đây các nội dung đã xác nhận trong buổi họp hôm nay. | Câu mở phần nội dung chính của email. |
| 27 | 認識に相違がないか、ご確認いただけますでしょうか。 | にんしき／そうい | Nhờ anh/chị xác nhận xem cách hiểu có chỗ nào khác không ạ. | Yêu cầu xác nhận rõ ràng. |
| 28 | 〇日までにご指摘がない場合は、本内容で進めさせていただきます。 | してき／ほんないよう | Nếu đến ngày 〇 không có góp ý, chúng tôi xin tiến hành theo nội dung này. | Lần đầu nên thống nhất quy tắc này trong họp. |
| 29 | 本件は仕様変更にあたるため、別途お見積もりをご提示いたします。 | しようへんこう／べっと／みつもり／ていじ | Việc này thuộc thay đổi spec nên chúng tôi sẽ gửi báo giá riêng. | Nói rõ từ đầu, tránh tranh cãi chi phí về sau. |
| 30 | ご回答いただいた内容は、Q&A表と仕様書に反映いたしました。 | かいとう／しようしょ／はんえい | Nội dung anh/chị trả lời đã được cập nhật vào Q&A表 và tài liệu spec. | Khép vòng: khách biết câu trả lời đã được dùng. |
件名：【ご確認のお願い】10/22 仕様確認会の確認事項
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。〇〇の〇〇です。
本日はお忙しいところ、ありがとうございました。
本日の打ち合わせで確認させていただいた内容を、以下にまとめました。
■確認事項
1. 会員一覧のCSV出力：検索で絞り込んだ場合は、絞り込み結果のみを出力する。絞り込みがない場合は、全件を出力する。
2. 注文数量が在庫を超えた場合：エラーメッセージを表示する。ただし、予約商品は在庫がなくても注文可能とする。
■御社へのご確認事項
・予約商品の対象範囲（Q&A表 No.15）：10/30までにご回答をお願いいたします。
■その他
・2.の予約商品の扱いは仕様変更にあたるため、別途お見積もりをご提示いたします。
認識に相違がないか、ご確認いただけますでしょうか。
引き続きよろしくお願いいたします。
- Gửi trong ngày, khi trí nhớ của cả hai bên còn rõ.
- Viết từng mục ở dạng điều kiện → kết quả, dev đọc là code được.
- Câu trả lời của khách qua chat cũng nên được chép lại vào 質問票.
7. Quy trình 5 bước tránh hiểu nhầm spec
Mẫu câu chỉ phát huy tác dụng khi nằm trong một quy trình. Dưới đây là 5 bước nhiều đội offshore Việt–Nhật áp dụng. Bạn có thể đưa thẳng vào checklist của dự án.
- Trước họp: đọc tài liệu, ghi câu hỏi vào 質問票, gửi khách trước ít nhất một ngày.
- Trong họp: 復唱 từng yêu cầu, hỏi 「〜の場合は」 cho trường hợp biên, hỏi lại ngay mọi từ mơ hồ.
- Sau họp: gửi email xác nhận trong ngày, nêu rõ mục nào là 仕様変更.
- Cập nhật tài liệu: phản ánh câu trả lời vào 仕様書, ghi lịch sử sửa đổi (改訂履歴 – かいていりれき).
- Trước khi code: BrSE giải thích spec cho team, rồi nhờ dev nói lại theo cách hiểu của họ.
Bước 5 hay bị bỏ qua nhất. Hiểu nhầm cũng xảy ra giữa BrSE và team. Để dev "復唱 ngược" là cách rẻ nhất để bắt lỗi trước dòng code đầu tiên.
Về tiếng Nhật, các câu xác nhận cần thành phản xạ. Hãy shadowing 3 đoạn audio trong bài. Sau đó dán link video họp thật vào Corodomo để học với phụ đề song ngữ.
Luyện ngữ điệu từng câu với chế độ shadowing, rồi luyện hỏi đáp tình huống với CoroAI. Gói Cơ bản miễn phí có giới hạn lượt dùng AI; tính năng AI đầy đủ thuộc gói Plus.
- Mỗi tuần chọn một màn hình trong dự án thật, viết 5 câu hỏi 質問票 theo mẫu ở mục 5.
- Đóng vai khách nói một yêu cầu mơ hồ, rồi luyện câu 復唱 tương ứng.
Đọc thêm: 50 mẫu câu tiếng Nhật IT dùng trong cuộc họp với khách hàng · Daily meeting tiếng Nhật: 30 câu thường gặp và cách trả lời
Câu hỏi thường gặp
「〜という認識で合っていますか」 có dùng với khách được không?
Được, nếu quan hệ đã quen và không khí họp thoải mái. Trong họp trang trọng hoặc với cấp quản lý của khách, 「〜という認識でよろしいでしょうか」 an toàn hơn. Với team nội bộ, 「合っていますか」 là đủ.
Hỏi lại nhiều có làm khách khó chịu không?
Ít khi, nếu câu hỏi cụ thể và có chuẩn bị. Khách chỉ khó chịu khi bị hỏi điều đã có trong tài liệu. Câu hỏi có lựa chọn và 弊社案 thường được đánh giá cao.
Khách nói 「検討します」 có phải là từ chối không?
Không phải lúc nào cũng vậy, nhiều khi đó đúng là "cần bàn nội bộ". Hãy hỏi hạn trả lời. Nếu khách không đưa được hạn, khả năng cao là yêu cầu sẽ không được duyệt.
Q&A表 nên viết bằng tiếng Nhật hay song ngữ?
Phần gửi khách viết bằng tiếng Nhật. Bản tiếng Việt cho team dev nên để ở cột ẩn hoặc file riêng, không trộn trong cùng một ô.
Khách đổi yêu cầu sau khi đã chốt thì nói thế nào?
Đừng từ chối ngay. Trước hết, xác nhận đây là thay đổi: 「〇日に〜と確認させていただきましたが、変更ということでよろしいでしょうか。」 Sau đó nêu ảnh hưởng đến lịch và chi phí, rồi đề nghị gửi báo giá riêng. Email xác nhận và 質問票 trước đó chính là căn cứ để trao đổi.
Kết luận
Tiếng Nhật khách hàng IT hiệu quả không nằm ở câu chữ phức tạp, mà ở chỗ không để lại khoảng trống trong spec. Hãy nhớ ba điểm chính:
- 復唱 và hỏi trường hợp biên: nhắc lại bằng lời của mình, hỏi 「〜の場合は」 cho 0 件, vượt giới hạn, ngoại lệ.
- Biến câu mơ hồ thành điều kiện: 検討します cần hạn trả lời, 基本的に cần hỏi ngoại lệ, なるべく早く cần ngày cụ thể.
- Chốt bằng văn bản: 質問票 có lựa chọn và 弊社案, email xác nhận trong ngày, cập nhật 仕様書.
Muốn các câu xác nhận thành phản xạ trong họp, hãy luyện nghe và nói với tiếng Nhật công sở thật trên Corodomo. Đọc thêm Mẫu câu giao tiếp trong cuộc họp để nắm các câu họp thương mại chung.
Học cùng Corodomo: Học ngoại ngữ · Học qua video · Luyện thi