Cách nói chuyện qua điện thoại với khách Nhật: mẫu câu

Gọi điện cho khách Nhật khiến nhiều người Việt run tay vì không thấy mặt, không có cử chỉ và phải dùng kính ngữ chuẩn. Bài này cho bạn bộ mẫu câu, quy trình từng bước và danh sách lỗi cần tránh để tự tin hơn.

Điện thoại là tình huống khó nhất trong tiếng Nhật công sở. Bạn chỉ có giọng nói, đối phương nói nhanh, và một lỗi nhỏ về kính ngữ cũng làm mất thiện cảm.

Tin tốt là cuộc gọi kinh doanh có khuôn mẫu rất cố định. Học thuộc khuôn mẫu và luyện giọng đủ nhiều, bạn sẽ xử lý được phần lớn tình huống.

Để luyện, bạn có thể dùng Corodomo: dán link YouTube về hội thoại công sở, nền tảng tự tạo phụ đề song ngữ, rồi bạn tra từ bằng AI và shadowing từng câu với chấm điểm phát âm, gồm cả pitch accent. Cách này giúp bạn quen nhịp nói thật thay vì chỉ đọc giáo trình.

Luyện ngay với video thật trên Corodomo

Nghe từng câu · Shadowing · Chép chính tả · Từ vựng

Mở video 「AIなら二時間でしょう?」:最適な解決策と、追加の五人日 (khoảng 18 phút): nghe từng câu với phụ đề song ngữ, nhại theo và nhận điểm phát âm từ AI, rồi tự kiểm tra bằng bài chép chính tả.

• Cấu trúc một cuộc gọi chuẩn
• Mở đầu và tự giới thiệu
• Xin gặp người phụ trách và xử lý khi họ vắng
• Khi nghe không rõ: cách hỏi lại lịch sự
• Những lỗi cần tránh
• Cách luyện tập hiệu quả
• FAQ
• Kết luận

Cấu trúc một cuộc gọi chuẩn

Cuộc gọi kinh doanh tiếng Nhật thường đi theo năm bước: chào hỏi, xưng danh, nêu mục đích, trao đổi nội dung, rồi kết thúc. Biết trước khung này, bạn không bị bất ngờ giữa chừng.

Người Nhật rất coi trọng việc nói rõ công ty và tên ngay từ đầu. Họ cũng thường nhắc lại thông tin quan trọng như ngày giờ, số điện thoại để xác nhận.

Hãy viết sẵn một "kịch bản" ngắn trước khi gọi. Không ai chê bạn nhìn giấy khi gọi điện, vì đối phương không thấy.

• Viết ra tên công ty, tên bạn và mục đích cuộc gọi bằng một câu.
• Chuẩn bị cách đọc tên đối phương bằng hiragana.
• Ghi sẵn ngày giờ, con số cần xác nhận.
• Chọn nơi yên tĩnh, tai nghe tốt.

Bước	Mẫu câu	Nghĩa
Chào	お世話になっております (おせわになっております)	Cảm ơn anh/chị đã luôn giúp đỡ
Xưng danh	〜社のグエンと申します	Tôi là Nguyen của công ty ~
Mục đích	〜の件でお電話いたしました	Tôi gọi về việc ~
Kết	失礼いたします (しつれいいたします)	Xin phép cúp máy

Mở đầu và tự giới thiệu

Câu mở đầu quyết định ấn tượng. Dù là lần đầu gọi, người Nhật vẫn dùng お世話になっております như lời chào chuẩn. Với khách lần đầu, bạn có thể dùng はじめてご連絡いたします.

Sau đó là xưng danh bằng 申します (もうします), dạng khiêm nhường của 言います. Đừng dùng です một mình, nghe sẽ quá thân mật với khách hàng.

Tiếp theo, hãy hỏi xem đối phương có tiện nói chuyện không. Đây là nét lịch sự rất đặc trưng: 今、お時間よろしいでしょうか (いま、おじかんよろしいでしょうか).

• Nói chậm hơn bình thường một chút, nhất là khi đọc tên và số.
• Luôn kèm tên công ty trước tên cá nhân.
• Dùng 〜と申します, không dùng 〜です với khách.
• Hỏi xem có tiện nói chuyện không trước khi vào việc.

お世話になっております。ABC社のグエンと申します。田中様はいらっしゃいますでしょうか。
– Cảm ơn anh/chị đã luôn giúp đỡ. Tôi là Nguyen của công ty ABC. Anh Tanaka có ở đó không ạ?

Xin gặp người phụ trách và xử lý khi họ vắng

Thường bạn sẽ nói chuyện với lễ tân hoặc đồng nghiệp trước. Hãy dùng mẫu câu nhờ chuyển máy rõ ràng và lịch sự, rồi chờ họ trả lời.

Nếu người cần gặp vắng mặt, bạn sẽ nghe các cụm như 席を外しております (せきをはずしております, đang rời chỗ) hoặc 外出しております (がいしゅつしております, đang ra ngoài). Hãy biết cách đáp lại.

Bạn có thể xin gọi lại hoặc nhờ nhắn lại. Khi nhờ nhắn, hãy đọc chậm số điện thoại và để họ nhắc lại.

• Hỏi giờ họ quay lại để chủ động gọi lại.
• Chỉ nhờ nhắn khi nội dung ngắn và rõ.
• Hỏi tên người nghe máy để ghi lại.
• Cảm ơn trước khi cúp máy dù không gặp được người cần gặp.

Tiếng Nhật	Cách đọc	Nghĩa
おつなぎいただけますか	おつなぎいただけますか	Anh/chị chuyển máy giúp được không ạ?
またかけ直します	またかけなおします	Tôi sẽ gọi lại sau
伝言をお願いできますか	でんごんをおねがいできますか	Nhờ anh/chị nhắn lại giúp được không ạ?

Khi nghe không rõ: cách hỏi lại lịch sự

Rất nhiều người học im lặng hoặc nói はい dù không hiểu. Đây là sai lầm nguy hiểm vì dẫn tới hiểu nhầm về ngày giờ hay số lượng. Hỏi lại là hoàn toàn bình thường.

Hãy dùng các cụm xin lỗi nhẹ nhàng kèm yêu cầu cụ thể. Nếu đường truyền kém, nói thẳng điều đó cũng được: お電話が遠いようです (おでんわがとおいようです, tín hiệu hơi xa).

Sau khi nghe, hãy nhắc lại thông tin chính để xác nhận. Người Nhật rất đánh giá cao thói quen này.

• Xin nói lại chậm hơn thay vì xin nói lại từ đầu.
• Hỏi chữ Hán của tên: どういう漢字ですか.
• Nhắc lại con số từng chữ số một.
• Tóm tắt cuối cuộc gọi bằng một câu.

Tiếng Nhật	Cách đọc	Nghĩa
もう一度お願いできますか	もういちどおねがいできますか	Xin nói lại một lần nữa được không ạ?
少しゆっくりお願いします	すこしゆっくりおねがいします	Xin nói chậm hơn một chút
復唱いたします	ふくしょういたします	Tôi xin nhắc lại để xác nhận

Những lỗi cần tránh

Lỗi phổ biến nhất là dùng sai kính ngữ: lẫn lộn 尊敬語 (tôn kính) và 謙譲語 (khiêm nhường). Bạn không được dùng tôn kính cho bản thân hay người trong công ty mình khi nói với khách.

Ví dụ: nói với khách về sếp của mình, bạn phải bỏ 様 và dùng dạng khiêm nhường. Đây là quy tắc ウチ・ソト (trong–ngoài) mà người Việt hay quên.

Lỗi khác là cúp máy quá vội, nói quá nhanh, hoặc dùng cụm Việt hóa như "ありがとう" thay vì ありがとうございます. Cuối cuộc gọi, hãy chờ đối phương cúp trước nếu họ là khách.

• Không dùng 〜様 cho người trong công ty mình khi nói với khách.
• Không dùng わかりました với khách, hãy dùng かしこまりました.
• Không dùng ご苦労様です với cấp trên hoặc khách.
• Không nói ngắt quãng im lặng quá lâu, hãy dùng はい, ええ để báo đang nghe.

Sai / kém tự nhiên	Nên dùng	Nghĩa
わかりました	かしこまりました	Tôi hiểu rồi ạ
部長の田中様は	部長の田中は (ぶちょうのたなかは)	Trưởng phòng Tanaka bên tôi
すみません、誰ですか	失礼ですが、どちら様でしょうか	Xin lỗi, anh/chị là ai ạ?

Cách luyện tập hiệu quả

Đọc mẫu câu thôi chưa đủ. Bạn cần nghe nhịp thật và bắt chước ngữ điệu. Hãy chọn video hội thoại công sở, nghe từng câu, rồi nhại lại đến khi trôi chảy.

Trên Corodomo, bạn có thể dùng luyện shadowing để nhại từng câu và nhận điểm phát âm kèm pitch accent. Bạn cũng có thể luyện nói với CoroAI trong tình huống gọi điện giả lập. Lưu cụm hay vào flashcard từ vựng để ôn cách quãng.

Gói Free có giới hạn về số video và lượt dùng AI, còn tính năng AI đầy đủ nằm ở gói Plus. Hãy bắt đầu với vài video ngắn trước.

• Tuần 1: học thuộc 10 mẫu câu mở đầu và kết thúc.
• Tuần 2: shadowing mỗi ngày 10 phút với hội thoại công sở.
• Tuần 3: đóng vai gọi điện với CoroAI, ghi âm lại.
• Tuần 4: gọi thật hoặc nhờ bạn đóng vai khách, rồi sửa lỗi.

Bài liên quan:

• Bí Quyết Luyện Thanh Điệu Tiếng Trung Chuẩn Nhất: Thực Hành & App
• Cách trả lời câu hỏi kỹ thuật bằng tiếng Nhật khi phỏng vấn kỹ sư
• Luyện phát âm tiếng Nhật chuẩn như người bản xứ với tính năng Luyện nói của Corodomo

FAQ

Điện thoại bằng tiếng Nhật có cần dùng kính ngữ hoàn hảo không?

Không cần hoàn hảo, nhưng cần đúng các cụm cố định như 申します, お世話になっております, 失礼いたします. Chỉ cần nắm khoảng 20 cụm cốt lõi là đủ cho phần lớn cuộc gọi thông thường.

Nếu không hiểu đối phương nói gì thì làm sao?

Hãy xin nói lại chậm hơn bằng もう一度お願いできますか hoặc 少しゆっくりお願いします. Sau đó nhắc lại nội dung chính để xác nhận. Đừng đoán, nhất là với ngày giờ và số tiền.

Ai cúp máy trước trong cuộc gọi với khách?

Theo thông lệ, khách hoặc người có vị thế cao hơn cúp trước. Bạn nói 失礼いたします, chờ một nhịp ngắn rồi mới cúp nhẹ nhàng.

Có nên gọi vào giờ nghỉ trưa hoặc cuối ngày không?

Nên tránh khoảng giờ nghỉ trưa và sát giờ tan làm nếu việc không gấp. Đây là thói quen phổ biến trong văn hóa công sở Nhật, nhưng mỗi công ty có thể khác nhau.

Làm sao luyện nghe điện thoại tiếng Nhật khi ít cơ hội thực tế?

Dùng video hội thoại công sở có phụ đề song ngữ, nghe và shadowing từng câu, rồi tập đóng vai với AI. Luyện chép chính tả cũng giúp tai bắt số và tên riêng tốt hơn.

Kết luận

• Cuộc gọi tiếng Nhật có khuôn mẫu cố định: chào, xưng danh, nêu mục đích, trao đổi, kết thúc.
• Hỏi lại và nhắc lại thông tin quan trọng luôn tốt hơn im lặng đoán mò.
• Luyện bằng shadowing và nhập vai đều đặn sẽ biến mẫu câu thành phản xạ tự nhiên.

Học tiếp trên Corodomo: Học tiếng Nhật qua video · Video luyện tập: 「AIなら二時間でしょう?」:最適な解決策と、追加の五人日