Viết email tiếng Anh xin nghỉ phép, từ chối, nhắc việc: 15 mẫu

Viết email tiếng Anh xin nghỉ phép, từ chối hay nhắc việc rất dễ bị cứng, thiếu lịch sự hoặc quá dài dòng. Bài này đưa 15 mẫu sẵn dùng, kèm cách chỉnh giọng điệu cho đúng tình huống.

Nhiều người Việt biết ngữ pháp nhưng vẫn mất cả buổi để viết một email ngắn. Lý do thường là thiếu cụm từ "chuẩn công sở" và ngại nghe quá thẳng.

Bạn không cần câu văn hoa mỹ. Bạn cần cấu trúc rõ, giọng lịch sự và vài cụm cố định để thay vào là xong.

Để các cụm này thấm thật sự, hãy nghe chúng trong ngữ cảnh. Trên Corodomo, bạn dán link YouTube về chủ đề văn phòng, nền tảng tự tạo phụ đề song ngữ, tra từ bằng AI và lưu câu hay thành flashcard để ôn cách quãng. Nhờ đó bạn học cách người bản xứ thực sự nói và viết.

Luyện ngay với video thật trên Corodomo

Nghe từng câu · Shadowing · Chép chính tả · Từ vựng

Mở video The Salary Conversation (khoảng 5 phút): nghe từng câu với phụ đề song ngữ, nhại theo và nhận điểm phát âm từ AI, rồi tự kiểm tra bằng bài chép chính tả.

• Cấu trúc một email công sở chuẩn
• 5 mẫu email xin nghỉ phép
• 5 mẫu email từ chối lịch sự
• 5 mẫu email nhắc việc
• Chỉnh giọng điệu: trang trọng hay thân mật
• Cách luyện để viết nhanh và tự nhiên
• Câu hỏi thường gặp
• Kết luận

Cấu trúc một email công sở chuẩn

Hầu hết email ngắn đều theo năm phần: tiêu đề, lời chào, mục đích, chi tiết và lời kết. Giữ đúng khung này, bạn gần như không bao giờ bị lạc ý.

Mục đích nên nằm ngay câu đầu tiên. Người đọc bận sẽ hiểu bạn cần gì chỉ sau vài giây. Tránh mở đầu bằng cả đoạn giải thích.

Tiêu đề cũng quan trọng. Hãy ghi cụ thể: ngày, hành động, chủ đề. Tiêu đề mơ hồ như "Hello" hay "Question" dễ bị bỏ qua.

• Tiêu đề: nêu hành động + ngày, ví dụ Leave request: 12–14 March.
• Câu mở: I am writing to... (trang trọng) hoặc I wanted to let you know... (thân mật).
• Mỗi email chỉ một mục đích chính.
• Kết bằng hành động tiếp theo: Please let me know if this works.

Cụm	Dùng khi	Nghĩa
I am writing to request...	Mở đầu trang trọng	Tôi viết email này để xin...
Please find attached...	Gửi tệp	Vui lòng xem tệp đính kèm...
Best regards,	Kết thư	Trân trọng,

5 mẫu email xin nghỉ phép

Một email xin nghỉ tốt cần ba thứ: ngày nghỉ cụ thể, kế hoạch bàn giao và sự lịch sự. Không cần kể lý do chi tiết nếu là việc riêng.

Với nghỉ ốm đột xuất, hãy viết ngắn và gửi sớm. Với nghỉ phép dài, hãy báo trước và nêu ai sẽ thay bạn xử lý việc gấp.

Mẫu 1: Xin nghỉ phép năm

Subject: Annual leave request: 12–14 March
Dear Ms. Lan,
I would like to request annual leave from 12 to 14 March. I will complete the monthly report before I leave. Please let me know if this is approved.
Best regards,
Minh

Mẫu 2: Nghỉ ốm

Subject: Sick leave today
Hi Mr. Tom,
I am not feeling well and will not be able to work today. I will check email if anything urgent comes up.
Thanks,
Minh

Mẫu 3: Nghỉ việc gia đình

I need to take two days off for a family matter, on 5 and 6 June. Linh has kindly agreed to cover my urgent tasks.

Mẫu 4: Nửa ngày nghỉ

Would it be possible to leave at 1 p.m. on Friday for a medical appointment? I will make up the hours on Monday.

Mẫu 5: Đổi/hủy ngày nghỉ

Due to a change in plans, I would like to reschedule my leave to 20–22 April. I apologize for any inconvenience.

• Nêu ngày bằng cả số và tháng, tránh nhầm định dạng ngày.
• Luôn có một câu về bàn giao: I will hand over my tasks to...
• Dùng Would it be possible to...? khi cần xin phép chứ không báo.

5 mẫu email từ chối lịch sự

Từ chối bằng tiếng Anh không có nghĩa là nói "No" thẳng. Công thức an toàn: cảm ơn, từ chối nhẹ, nêu lý do ngắn, đề xuất phương án khác.

Người Việt hay xin lỗi quá nhiều hoặc giải thích dài. Một lời xin lỗi và một lý do ngắn là đủ để nghe chuyên nghiệp.

Mẫu 6: Từ chối họp

Thank you for the invitation. Unfortunately, I am unable to attend on Thursday due to another commitment. Could you share the notes afterwards?

Mẫu 7: Từ chối thêm việc

I would love to help, but my schedule is full this week. I could take this on from next Monday if that works.

Mẫu 8: Từ chối đề nghị hợp tác

Thank you for your proposal. After careful consideration, we have decided not to move forward at this time. We appreciate your interest.

Mẫu 9: Từ chối đồng nghiệp xin giúp

I am afraid I can't take this on right now. You might want to ask Hoa, who has experience with this tool.

Mẫu 10: Từ chối lời mời việc làm

Thank you for offering me the position. I have decided to decline as it is not the right fit for me now. I wish you all the best.

Cụm	Mức độ	Nghĩa
Unfortunately, I am unable to...	Trang trọng	Tiếc là tôi không thể...
I am afraid I can't...	Mềm, lịch sự	Tôi e là tôi không thể...
Let's circle back later.	Thân mật	Để mình quay lại việc này sau nhé.

• Bắt đầu bằng lời cảm ơn trước khi từ chối.
• Tránh I refuse hay I can't trơ trọi, nghe khá cứng.
• Luôn gợi ý một lựa chọn thay thế nếu có thể.

5 mẫu email nhắc việc

Nhắc việc là kiểu email khó nhất về sắc thái. Quá nhẹ thì bị bỏ qua, quá gắt thì mất thiện cảm. Hãy nhắc bằng sự việc cụ thể và hạn chót rõ ràng.

Lần nhắc đầu nên mềm. Lần hai hoặc ba có thể rõ hơn, nhưng vẫn giữ giọng tôn trọng và nêu hậu quả bằng ngôn ngữ trung tính.

Mẫu 11: Nhắc lần đầu

Just a quick reminder about the budget file due this Friday. Please let me know if you need anything from me.

Mẫu 12: Theo dõi email chưa được trả lời

I am following up on my email from Monday. Could you share an update when you have a moment?

Mẫu 13: Nhắc hạn gấp

As the deadline is tomorrow, could you please send the final version by 5 p.m. today? Thank you for your help.

Mẫu 14: Nhắc thanh toán

This is a friendly reminder that invoice #204 is now overdue. Please confirm the payment date at your earliest convenience.

Mẫu 15: Nhắc lần cuối

I haven't received a reply yet, so I wanted to check once more. We need your confirmation by Wednesday to stay on schedule.

• Dùng friendly reminder hoặc gentle reminder cho lần đầu.
• Ghi rõ hạn chót kèm giờ và múi giờ nếu làm việc quốc tế.
• Kết bằng đề nghị giúp đỡ để người nhận không thấy bị trách.

Chỉnh giọng điệu: trang trọng hay thân mật

Cùng một ý, bạn có thể viết theo nhiều mức. Với sếp lớn hoặc khách hàng, chọn trang trọng. Với đồng nghiệp thân, giọng nhẹ hơn là bình thường.

Dấu hiệu của giọng trang trọng là động từ đầy đủ, ít viết tắt và có would, could. Giọng thân mật dùng I'll, can you và câu ngắn.

Trang trọng	Thân mật	Nghĩa
I would appreciate your approval.	Can you okay this?	Mong anh/chị duyệt giúp.
Kindly confirm receipt.	Let me know you got it.	Xác nhận đã nhận giúp tôi.
I apologize for the inconvenience.	Sorry about that!	Xin lỗi vì sự bất tiện.

• Bắt chước giọng của người gửi trước đó trong chuỗi email.
• Không dùng Dear Sir/Madam nếu biết tên người nhận.
• Hạn chế dấu chấm than, tối đa một cái mỗi email.

Cách luyện để viết nhanh và tự nhiên

Đừng học thuộc cả mẫu. Hãy tách thành các khối cụm và tự ghép lại. Mỗi tuần chọn ba cụm, viết lại vào ba tình huống thật của bạn.

Nghe cũng giúp ích cho việc viết. Xem video họp, phỏng vấn hay vlog công sở trong mục học qua video, bạn sẽ thấy các cụm như circle back hay follow up dùng ra sao. Lưu chúng bằng flashcard từ vựng để ôn đúng lúc.

Sau đó, tập nói to câu mẫu với luyện shadowing để câu quen miệng và quen tai. Cuối cùng, thử luyện chép chính tả để kiểm tra bạn nghe và viết đúng cụm chưa.

• Ngày 1: đọc ba mẫu, gạch chân cụm cố định.
• Ngày 2: viết lại bằng tình huống của bạn, không nhìn mẫu.
• Ngày 3: đọc to, đo thời gian, sửa chỗ vấp.
• Ngày 4: nhờ AI hoặc bạn học góp ý giọng điệu.

Mini-task: viết email 40–60 từ xin nghỉ nửa ngày thứ Sáu. Phải có lý do ngắn, kế hoạch bù giờ và một câu cảm ơn.

Bài liên quan:

• Mẫu Email Tiếng Nhật Thương Mại Chuyên Nghiệp (Theo Tình Huống)
• Phản hồi tiếng Nhật tự nhiên: Aizuchi & cách từ chối khéo léo
• Mẫu Email Tiếng Nhật Lịch Sự Chuyên Nghiệp Cho Công Việc!

Câu hỏi thường gặp

Email xin nghỉ phép nên dài bao nhiêu?

Thường 3–5 câu là đủ. Bao gồm ngày nghỉ, lý do ngắn nếu cần, kế hoạch bàn giao và lời cảm ơn. Không cần kể chi tiết chuyện riêng tư.

Có cần ghi lý do khi xin nghỉ không?

Không bắt buộc. Với việc riêng, bạn có thể viết for personal reasons. Với nghỉ ốm hoặc nghỉ dài, nên theo quy định của công ty.

Làm sao từ chối mà không bị coi là thiếu hợp tác?

Hãy cảm ơn trước, nêu lý do ngắn và đưa ra phương án khác, như thời điểm khác hoặc người khác có thể giúp. Điều này cho thấy bạn vẫn thiện chí.

Nên nhắc việc sau bao lâu thì hợp lý?

Thường chờ 2–3 ngày làm việc cho việc bình thường. Việc gấp có thể nhắc sớm hơn, nhưng hãy nêu rõ hạn chót để người nhận hiểu lý do.

Dùng "Best regards" hay "Kind regards"?

Cả hai đều ổn trong công sở. Best regards phổ biến hơn, còn Kind regards hơi ấm áp. Với người thân quen, Thanks cũng được.

Kết luận

• Dùng khung cố định: tiêu đề rõ, mục đích ở câu đầu, kết bằng hành động tiếp theo.
• Từ chối và nhắc việc cần giọng mềm: cảm ơn, lý do ngắn, phương án thay thế, hạn chót cụ thể.
• Học cụm theo ngữ cảnh thật, nghe, nói và viết lại để dùng được ngay khi cần.

Học tiếp trên Corodomo: Học tiếng Anh qua video · Video luyện tập: The Salary Conversation